Gouvernance et pilotage de flotte : objectifs et cadre
Structurer la gouvernance de flotte permet d’aligner coûts, conformité et performance RH. L’enjeu: un pilotage clair, outillé et mesurable, qui sécurise la décision et réduit le coût total de possession (TCO).
Périmètre et responsabilités
- Comité flotte: DAF, DRH, direction générale, responsable mobilité/achats.
- Rôles: stratégie (DG/DAF), car policy et RH (DRH), sélection fournisseurs/contrats (achats), opérations et data (responsable flotte).
- Rythme: comité trimestriel, points opérationnels mensuels.
Documents de référence
- Car policy: critères d’attribution, mix énergétique, catégories véhicules, règles d’usage.
- Procédures: commande, restitution, sinistres, entretien, carburant/recharge.
- Accords et chartes: usage privé, écoresponsabilité, sécurité routière.
Indicateurs clés et tableaux de bord
Des KPIs homogènes et comparables permettent d’objectiver les arbitrages et de suivre les plans d’optimisation.
KPIs financiers
- TCO par segment/conducteur: loyer, énergie, entretien, assurance, fiscalité.
- Coût par km et par usage (commercial, technique, direction).
- Taux d’immobilisation et coûts imprévus.
KPIs opérationnels
- Kilométrage réel vs prévu, surcharge/underuse.
- Respect des entretiens et temps d’immobilisation.
- Taux et gravité des sinistres, coût moyen par sinistre.
KPIs RSE
- Émissions g CO₂/km (WLTP et réel), part électrique/hybride.
- Part des recharges sur site vs publique, consommation énergie.
- Éco-conduite: scores, incidents, formation.
Data et fréquence
- Sources: loueurs, télématique, cartes carburant/recharge, assureurs, DAF.
- Tableau de bord mensuel, synthèse trimestrielle au comité flotte.
Processus décisionnels et contrôles
Des processus standardisés réduisent les risques, assurent la conformité et améliorent l’expérience collaborateur.
Attribution et renouvellement
- Grilles d’éligibilité par fonction, budget TCO plafond, scénarios thermique/hybride/électrique au cas d’usage.
- Renouvellement à maturité TCO ou seuil kilométrique, avec arbitrage réparation/remplacement.
Gestion des fournisseurs
- Panel loueurs/constructeurs/assureurs/énergie, SLA et pénalités de performance.
- Conventions de services: délais, véhicule relais, gestion sinistres, reporting data.
Contrôles et conformité
- Audit semestriel des factures (loyers, frais, énergie), rapprochements kilométriques.
- Conformité fiscale et sociale: ATN, TVS/IK, avantages en nature, règles d’usage.
- Sécurité: habilitations conducteurs, suivi infractions, formations obligatoires.
Optimisation du coût total de possession
La maîtrise du TCO repose sur des leviers combinés: choix véhicules, contrats, énergie et pratiques de conduite.
Leviers rapides
- Négociation LLD/LOA: loyers, valeur résiduelle, frais de restitution, kilométrage cible.
- Politique énergie: cartes unifiées, plafonds, suivi anomalies.
- Maintenance: forfaits vs à l’acte, réseaux agréés, pneus adaptés aux usages.
Leviers structurants
- Standardisation du parc par segments et options essentielles.
- Dimensionnement: droitsizing motorisations/batteries selon profils de trajets.
- Prévention sinistres: éco-conduite, ADAS, incentive sécurité.
Transition énergétique et stratégie de recharge
Intégrer la RSE au pilotage exige une feuille de route pragmatique et mesurable.
Feuille de route
- Audit d’usage: profils, trajets, accès recharge.
- Mix cible: % EV/PHEV/thermique par métier et zone.
- Scénarios sur 36–60 mois avec jalons d’équipement.
Recharge et énergie
- Infra: bornes site, remboursements domicile, interopérabilité publique.
- Politiques: remboursement kWh, cartes unifiées, suivi coûts/kWh.
- Suivi: taux recharge lente/rapide, pertes, impact réseau.
Organisation, outils et data
Un écosystème outillé fiabilise la donnée et automatise les tâches à faible valeur.
Outils clés
- FMS/logiciel flotte: contrats, échéances, entretiens, sinistres.
- Télématique: trajets, consommation, conduite, géofencing.
- Cartes carburant/recharge et intégration comptable.
Gouvernance data
- Modèle de données unique, référentiels véhicules/conducteurs.
- Qualité: contrôles automatiques, gestion des écarts.
- BI: tableaux de bord partagés, alertes, API fournisseurs.
Différencier par taille et profil d’entreprise
TPE/PME et professions libérales
- Politique simplifiée, quelques segments, LLD clé en main.
- KPIs essentiels: TCO, coût/km, sinistres.
- Électrification opportuniste selon accès recharge.
PME en croissance/ETI
- Car policy formalisée, panel fournisseurs, SLA.
- KPIs élargis: RSE, disponibilité, conformité sociale/fiscale.
- Plan de recharge mixte site/domicile et pilotage énergétique.