La clause doit définir la nature du véhicule et ses conditions de mise à disposition
Dans la rédaction du contrat de travail ou d’un avenant, il convient de distinguer clairement la nature du véhicule attribué. S’agit-il d’un véhicule de fonction, destiné à un usage professionnel et personnel, ou d’un véhicule de service réservé strictement aux déplacements professionnels ? Cette distinction est primordiale pour cadrer les droits et responsabilités liés à l’usage du véhicule.
La date exacte à laquelle le salarié prend possession du véhicule doit impérativement être inscrite afin d’ancrer juridiquement le début de cet avantage. Cette étape formalise l’obtention effective du véhicule et évite toute contestation ultérieure.
En parallèle, les modalités de restitution doivent être précisées : à la fin du contrat, lors d’une suspension prolongée ou d’une absence conséquente, le salarié doit connaître ses obligations quant à la remise du véhicule. Ces informations sécurisent l’engagement de chacune des parties et préviennent les conflits.
Cette rigueur contractuelle est indispensable pour conférer validité et efficacité juridique à l’ensemble de la relation encadrant l’usage de la voiture attribuée. Sans ces mentions, le dispositif reste flou et sujet à contentieux (1).
L’accord écrit du salarié est essentiel avant toute attribution du véhicule
Attribuer un véhicule de fonction modifie la composante salariale du contrat puisqu’il s’agit d’un avantage en nature. Par conséquent, l’accord explicite et écrit du salarié est obligatoire, généralement formalisé par un avenant cosigné entre employeur et salarié. Cette contractualisation encadre précisément les conditions de l’usage autorisé.
Cette procédure protège le salarié contre des modifications unilatérales. L’employeur ne peut retirer ou modifier l’attribution du véhicule sans consentement écrit, ce qui garantit une stabilité dans l’avantage accordé.
Le salarié doit être pleinement informé des obligations pesant sur lui : entretien, responsabilité en cas d’accident ou infraction, conformité aux règles de sécurité routière. Ce dialogue contractuel rend explicite le cadre dans lequel s’inscrit l’usage du véhicule.
Toute acceptation ou refus du salarié doit être clairement documentée pour prévenir les litiges potentiels sur la nature facultative ou imposée de cette modalité.
La clause doit mentionner précisément la prise en charge des frais liés au véhicule
Une gestion claire des frais afférents au véhicule de fonction est essentielle. Le contrat doit spécifier que l’employeur prend en charge l’assurance obligatoire, l’entretien complet, ainsi qu’une partie des frais d’essence, notamment ceux liés à un usage professionnel. Il en va de même pour les frais de garage.
En revanche, les dépenses liées à l’usage privé, comme le carburant pour les déplacements personnels, sont souvent à la charge du salarié, sauf accord contraire. L’employeur peut exiger des justificatifs pour contrôler cette utilisation, afin d’éviter les dérives financières.
Par ailleurs, l’entreprise est tenue de souscrire un contrat d’assurance automobile au nom de la société, garantissant la couverture juridique et financière du véhicule de fonction.
Cette répartition précise limite les zones d’ombre quant à la prise en charge financière, offrant ainsi une transparence essentielle pour les deux parties (2).
La mention de l’avantage en nature et ses conséquences fiscales et sociales est obligatoire
L’attribution d’un véhicule de fonction constitue un avantage en nature qui doit apparaître de manière explicite dans le contrat ou l’avenant. Cette mention inclut le mode de calcul des charges sociales, soit sur la base d’un forfait annuel, soit selon les frais réels, afin de respecter la législation fiscale.
En pratique, l’avantage en nature est soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Le salarié doit être informé et cette mention doit figurer sur sa fiche de paie, assurant la transparence fiscale.
Le montant de cet avantage est évalué à partir de barèmes légaux stricts, évitant toute ambiguïté et assurant la veille réglementaire. Un oubli à ce niveau peut entraîner des redressements lourds pour l’entreprise, augmentant ainsi l’importance d’une rédaction rigoureuse.
Les obligations du salarié liées à l’usage du véhicule doivent être formalisées contractuellement
Il est crucial d’inscrire dans le contrat plusieurs obligations inhérentes à l’utilisation sécurisée et responsable du véhicule de fonction :
- Obligation pour le salarié de déclarer sous 24 heures tout sinistre, accident ou incident impactant le véhicule.
- Notification immédiate de tout retrait, suspension ou annulation du permis de conduire.
- Gestion des risques clairement définie, notamment en cas d’accident, avec la responsabilité éventuellement transférée au salarié.
- Précision sur l’interdiction ou l’autorisation donnée à des tiers, y compris les proches, de conduire le véhicule, ce qui peut avoir un effet direct sur la validité de la couverture d’assurance.
- Possibilité d’instaurer des limitations d’usage, telles que des plafonds kilométriques ou des règles strictes d’entretien, afin de préserver la valeur du bien et maîtriser les coûts.
- La restitution du véhicule doit intervenir uniquement à la fin officielle du contrat et du préavis, conformément à la jurisprudence, protégeant ainsi les intérêts des deux parties.
Ce cadre contractuel rigoureux sécurise l’entreprise tout en encadrant clairement les droits et devoirs du salarié, contribuant à une relation de travail équilibrée.
Sources
- Culture RH - "Véhicule de fonction ou véhicule de service : quelles mentions obligatoires dans le contrat ?" - culture-rh.com - https://culture-rh.com/vehicule-fonction-service-contrat-clause
- Mooncard - "Clause véhicule de fonction : obligations et mentions obligatoires" - mooncard.co - https://www.mooncard.co/fr/cas-usage/flotte-auto/voiture-de-fonction/code-du-travail/clause
- Facture.net - "Véhicule de fonction : l’avantage en nature à déclarer" - facture.net - https://www.facture.net/blog/vehicule-de-fonction-avantage-en-nature
