Le véhicule de fonction représente un avantage salarial clé, associant usage professionnel et privé, avec des droits et obligations bien définis pour l’employeur comme pour le salarié. Sa mise à disposition est encadrée par une clause contractuelle qui protège cet avantage et interdit le retrait unilatéral. Cette responsabilité partagée se distingue nettement de la gestion du véhicule de service, cantonné aux seuls déplacements professionnels et soumis à une flexibilité différente. La fiscalité applicable au véhicule de fonction, notamment en matière d’avantage en nature, nécessite une vigilance précise, surtout avec les règles spécifiques concernant les véhicules électriques qui impactent aussi bien les contraintes réglementaires que les stratégies d’entreprise.
Usage étendu et protection contractuelle du véhicule de fonction
Le véhicule de fonction constitue un avantage en nature accordé au salarié qui dépasse largement le cadre professionnel. Ce véhicule peut être utilisé tant pour des déplacements liés au travail que pour des usages personnels, y compris en dehors des horaires de travail et lors des congés. Cette liberté d’usage distingue clairement le véhicule de fonction du véhicule de service, strictement réservé aux trajets professionnels.
Son attribution fait l’objet d’une clause spécifique dans le contrat de travail ou dans un avenant. Cette clause formalise l’accord entre l’employeur et le salarié, notamment pour toute modification ou retrait du véhicule, qui ne peut jamais être imposé unilatéralement par l’employeur. Cette protection contractuelle est essentielle car le véhicule de fonction fait partie intégrante de la rémunération du salarié et toute modification doit être négociée et acceptée par les deux parties.
La clause doit décrire précisément les conditions d’usage personnel, l’étendue des frais couverts par l’entreprise (carburant, entretien, garage), ainsi que les obligations du salarié. Parmi celles-ci, la déclaration d’un sinistre ou d’une suspension de permis dans un délai de 24 heures figure comme une exigence importante pour maintenir la responsabilité et la gestion rigoureuse associées au véhicule.
Enfin, les modalités de restitution doivent être clairement mentionnées, assurant que le salarié restitue le véhicule dans les délais impartis à la fin du contrat ou de la mise à disposition.
Distinction essentielle entre véhicule de fonction et véhicule de service
Usages et impacts fiscaux
Le véhicule de service est destiné uniquement aux déplacements professionnels. Contrairement au véhicule de fonction, il ne constitue pas un avantage en nature, ce qui signifie qu’il n’est pas intégré dans la rémunération du salarié et ne génère aucune imposition pour celui-ci. Cette différence est primordiale car le véhicule de fonction engendre un avantage imposable, soumis à cotisations sociales pour l’employeur et impôt sur le revenu pour le salarié.
Restrictions d’usage et flexibilité employeur
L’usage privé du véhicule de service est en principe interdit, sauf accord explicite qui peut limiter l’usage à des trajets domicile-travail. Tout usage hors cadre professionnel non autorisé expose le salarié à des sanctions disciplinaires. Pour l’employeur, la gestion est plus flexible puisque le véhicule de service peut être retiré à tout moment sans consentement du salarié.
Cette distinction doit être clairement indiquée dans le contrat ou un avenant, avec une description précise de la nature du véhicule, des usages autorisés, des modalités de restitution et des responsabilités en cas d’incident. Cette clarté contractuelle prévient les conflits et sécurise la relation entre employeur et salarié.
Implications fiscales et sociales de l’avantage en nature lié au véhicule de fonction
L’usage privé du véhicule de fonction représente un avantage en nature qui doit être évalué financièrement. Ce montant est soumis aux cotisations sociales pour l’employeur et figure sur le bulletin de salaire du salarié, imposable à l’impôt sur le revenu. Une déclaration précise et transparente est obligatoire afin d’éviter tout redressement URSSAF.
Le calcul de cet avantage en nature suit une méthodologie rigoureuse, prenant en compte la valeur du véhicule et l’usage personnel, essentiels à la bonne évaluation de l’impact fiscal.
En revanche, le véhicule de service ne génère aucune charge fiscale sur le salarié, mais l’entreprise supporte des taxes environnementales annuelles, notamment la taxe CO2 et la taxe sur les émissions polluantes.
Par ailleurs, la répartition des frais est conditionnée contractuellement. Les dépenses liées à l’entretien ou au carburant nécessaires pour l’usage professionnel restent à la charge de l’employeur, tandis que celles liées à l’usage privé du véhicule de fonction peuvent être imputées au salarié selon des clauses claires et précises.
Réglementation et particularités liées aux véhicules électriques de fonction
Fiscalité avantageuse et quotas d’intégration
Un régime fiscal spécifique s’applique jusqu’au 31 décembre 2027 aux véhicules électriques de fonction. Si l’employeur prend en charge la recharge, l’avantage en nature fait l’objet d’un abattement de 70 % sur sa valeur, plafonné à 4 582 euros annuels, ce qui diminue significativement le coût fiscal lié à ce type de flotte.
Obligations légales et infrastructures
Depuis 2022, les entreprises disposant de plus de 100 véhicules doivent respecter des quotas progressifs d’intégration de véhicules électriques ou hybrides rechargeables, montant à 20 % en 2025 et appelant à un parc majoritairement électrifié d’ici 2030. L’installation de bornes de recharge est obligatoire sur les parkings d’entreprise de plus de 20 places depuis 2025, avec des aides financières disponibles via des dispositifs publics tels que le programme ADVENIR.
Cette réglementation s’accompagne du respect d’un plafond européen d’émissions de CO2 de 95 g/km pour les véhicules neufs, orientant les gestionnaires vers l’électrification pour éviter sanctions et maximiser les exonérations, notamment sur la taxe sur les véhicules de société.
Le non-respect de ces obligations expose les entreprises à des sanctions financières, rendant la conformité essentielle pour limiter les risques économiques et préserver l’image responsable de l’entreprise.
Flotte d’entreprise moderne avec véhicules électriques alignés devant un immeuble contemporain équipé de bornes de recharge.
Clauses contractuelles indispensables pour sécuriser la gestion des véhicules en entreprise
La rédaction de la clause relative au véhicule dans le contrat de travail ou en avenant est un levier crucial de sécurisation. Elle doit expliciter s’il s’agit d’un véhicule de fonction ou de service, conditionnant les droits et devoirs : nature de l’usage autorisé, usage professionnel, personnel ou domicile-travail, responsabilités en cas de sinistre ou suspension de permis.
Les modalités de prise en charge des frais doivent être clairement définies, incluant les conditions de justificatifs fournis par le salarié et la différenciation entre coûts liés à l’usage professionnel ou personnel, particulièrement pour les véhicules de fonction.
Un autre point fondamental est l’organisation de la restitution : la clause doit prévoir une procédure stricte avec délai et modalités de remise du véhicule à la fin du contrat ou sur demande, afin d’assurer une gestion fluide et rapide du retour du bien.
Enfin, la formalisation d’un processus de déclaration obligatoire des incidents (sinistres, retrait ou suspension de permis) dans un délai court de 24 heures garantit un suivi rigoureux. Cela permet à l’employeur d’agir rapidement pour gérer les risques et mettre à jour les obligations assurantielles.
- Inscrire clairement la nature du véhicule attribué (fonction ou service)
- Définir précisément les usages autorisés et les exceptions éventuelles
- Spécifier les responsabilités du salarié en cas de défaillance ou sinistre
- Détailler l’organisation de la prise en charge des frais et conditions de justification
- Prévoir des modalités strictes pour la restitution du véhicule
- Obliger le salarié à déclarer tout incident lié au véhicule en 24h
Une clause complète protège à la fois l’entreprise et le salarié, limite les contentieux, optimise la gestion des véhicules et assure le respect des obligations fiscales et légales.
Sources
- culture-rh.com - https://culture-rh.com/vehicule-fonction-service-contrat-clause
- mondaycar.com - https://mondaycar.com/clause-vehicule-de-fonction
- bump-charge.com - https://www.bump-charge.com/blog/voiture-fonction-electrique-obligations-employeur
