Impact essentiel de l’arrêté du 25 février 2025 sur l’évaluation des avantages en nature
L’arrêté du 25 février 2025 modifie profondément la manière d’évaluer les avantages en nature (AEN) liés aux véhicules de fonction. Ce changement remplace un dispositif qui datait de plus de 20 ans, s’appliquant désormais aux véhicules mis à disposition dès le 1er février 2025.
La date effective de mise à disposition au salarié est au cœur de cette réforme, déterminant l’application de deux régimes distincts : un régime ancien pour les véhicules attribués avant cette date, et un régime nouveau avec des taux forfaitaires significativement supérieurs pour ceux attribués à partir de février 2025.
Concrètement, les taux forfaitaires ont augmenté notablement. Un véhicule acheté de moins de 5 ans sans prise en charge carburant passe de 9 % à 15 %, ce qui alourdit l’assiette fiscale et sociale, impactant le coût total pour l’entreprise et la rémunération nette du salarié. Cette hausse oblige les gestionnaires à tenir un enregistrement précis des dates pour garantir la conformité en cas de contrôle URSSAF.
Ces évolutions impliquent une adaptation rapide dans les processus de gestion RH et une attention accrue sur la traçabilité des mises à disposition.
Choix entre méthode forfaitaire et méthode au réel selon l’usage et la gestion du véhicule
Face à la complexification des calculs, deux méthodes coexistent pour évaluer l’avantage en nature des véhicules de fonction, chacune présentant ses avantages et contraintes.
La méthode forfaitaire pour sa simplicité mais au coût majoré
La méthode forfaitaire reste la plus répandue, fondée sur une grille tenant compte de la valeur TTC du véhicule, son âge, et son mode d’acquisition. Sa simplicité facilite l’administration de la paie, mais la récente augmentation des taux forfaitaires la rend plus coûteuse, notamment depuis février 2025.
La méthode au réel, plus précise et avantageuse sur le plan fiscal
En revanche, la méthode au réel offre une évaluation précise basée sur les dépenses effectives (entretien, assurance, carburant) et la répartition exacte des kilomètres privés et professionnels. Cette approche, quoique administrativement plus lourde, permet souvent de diminuer la base imposable et donc les charges sociales.
Adapter le choix à l’usage et à la rigueur de gestion
Le choix entre forfaitaire et réel dépend étroitement du profil d’usage : plus l’usage personnel est important et variable, plus la méthode au réel devient rentable. Elle nécessite toutefois une gestion rigoureuse des justificatifs et un suivi organisé.
Outils digitaux comme levier d’optimisation
L’intégration d’outils spécialisés tels que la plateforme Evera Fleet aide à automatiser le suivi, améliorer la transparence et centraliser les données d’usage, renforçant ainsi la sécurité en cas de contrôle fiscal et facilitant le pilotage des AEN(3).
Mesures spécifiques favorables pour les véhicules électriques et bornes de recharge
En 2025, les véhicules électriques continuent de bénéficier d’un traitement fiscal avantageux. L’abattement appliqué sur l’avantage en nature forfaitaire est majoré à 70 %, plafonné à 4 582 €, un dispositif prolongé jusqu’à fin 2027 afin d’encourager la transition énergétique en entreprise.
Par ailleurs, l’installation de bornes de recharge sur le lieu de travail bénéficie d’une exonération complète de l’avantage en nature lié à la consommation électrique, y compris l’électricité elle-même. Cette mesure facilite l’intégration des infrastructures nécessaires à la mobilité électrique sans alourdir la fiscalité des salariés utilisateurs.
Ces dispositions abaissent sensiblement l’assiette fiscale et les charges sociales sur les véhicules électriques, offrant un avantage concurrentiel lors du renouvellement des flottes. En parallèle, le durcissement des malus écologiques et des taxes sur les véhicules thermiques renforce l’intérêt économique de basculer vers des motorisations plus vertes.
Pilotage rigoureux des mises à disposition et contractualisation des conditions d’usage
La maîtrise des dates de mise à disposition constitue une priorité absolue. Ne pas formaliser précisément cette date expose l’entreprise à des litiges et à un risque de redressement fiscal.
Il est indispensable d’inscrire dans les contrats des clauses précises définissant l’usage privé ou professionnel, les conditions de restitution et les responsabilités de chacun, sécurisant ainsi juridiquement l’entreprise.
Un suivi administratif rigoureux, piloté via des outils digitaux et une collaboration efficace entre les services achats, gestion de flotte et ressources humaines, assure la conformité des déclarations fiscales.
La négociation avec les salariés doit intégrer la transparence sur les incidences fiscales et sociales des avantages en nature. Cela permet d’aligner les attentes, préserver la motivation et maîtriser les coûts globaux.
Enfin, consigner méthodiquement les éléments essentiels – dates, kilométrages, frais pris en charge – établit une base fiable pour justifier la méthode de calcul choisie face aux contrôles.
- Formaliser la date exacte de mise à disposition
- Établir des contrats clairs précisant l’usage et les charges
- Assurer un suivi administratif coordonné et digitalisé
- Négocier avec transparence les conditions avec les salariés
- Consigner rigoureusement les données d’usage et coûts
Ce pilotage fiable et structuré est le socle d’une optimisation durable des avantages en nature.
Stratégies d’optimisation à adopter pour maîtriser les coûts des avantages en nature 2025
Pour réduire efficacement les coûts liés aux avantages en nature en 2025, il convient de suivre une démarche structurée :
- Identifier précisément la date de mise à disposition de chaque véhicule afin de déterminer le régime fiscal applicable et appliquer les taux d’évaluation corrects.
- Analyser le profil d’utilisation au sein de la flotte pour choisir la méthode de calcul la plus avantageuse entre forfaitaire et réel, en tenant compte du compromis entre charge administrative et économies fiscales.
- Favoriser le renouvellement de la flotte avec des véhicules électriques ou hybrides bénéficiant des abattements fiscaux et exonérations de charges, réduisant ainsi assiette et cotisations sociales.
- Mettre en œuvre un outil de gestion et de suivi, comme Evera Fleet, pour automatiser la collecte et le traitement des données d’usage et des coûts réels, facilitant la ventilation kilométrique professionnelle et personnelle.
- Établir des contrats de mise à disposition clairs précisant toutes les conditions d’usage et de prise en charge, en formaliser rigoureusement les processus pour assurer la traçabilité et répondre aux exigences légales tout en optimisant la fiscalité.
Cette approche structurée, associée à une digitalisation adaptée, permet d’optimiser durablement les charges liées aux avantages en nature véhicules de fonction en 2025, tout en garantissant la conformité réglementaire et la satisfaction des collaborateurs.
Sources
- Extencia - https://www.extencia.fr/avantages-en-nature-vehicule-2025-changements
- Aficar - https://www.aficar.com/fiscalite/grille-voiture-de-fonction-2025-calcul-cout-et-avantages-en-nature-expliques
- Evera - https://evera.co/articles/avantages-en-nature-2025
