Centralisation des contrats et documents pour un accès et un suivi optimisés
Centraliser tous les contrats de location et documents liés dans un unique espace sécurisé transforme la gestion opérationnelle d’un grand groupe. Cette consolidation garantit un accès rapide et simplifié pour tous les acteurs concernés, facilitant le suivi régulier, l’analyse fine et le reporting précis des contrats.
En évitant les pertes d’informations et les doublons, cette organisation prévient les ruptures dans le processus contractuel, notamment dans un groupe étendu géographiquement. La centralisation dans un système ERP SaaS cloud apporte une traçabilité complète, un point crucial pour répondre aux exigences réglementaires et maîtriser le pilotage financier consolidé(1).
Système structuré de gestion du cycle de vie des contrats pour réduire risques et améliorer performances
Gestion complète grâce au Contract Lifecycle Management
Le déploiement d’un système structuré de gestion du cycle de vie des contrats, connu sous l’acronyme CLM, permet de piloter méthodiquement chaque étape, de la rédaction initiale à l’archivage sécurisé.
Standardisation des contrats par modèles types
Le recours à des modèles types incorporant des clauses standardisées limite significativement les risques juridiques et financiers. Cette approche valorise les partenariats en créant des bases contractuelles solides et uniformes.
Indicateurs de performance ciblés pour un suivi accru
L’établissement d’indicateurs clés de performance dédiés aux contrats de location offre une visibilité continue sur les coûts engagés, les délais respectés et la qualité des services fournis. Ces KPI sont essentiels pour affiner et optimiser sans cesse les processus contractuels.
Cette méthode intégrée transforme une gestion à ce jour fragmentée en un processus fluide, agile et tourné vers la performance durable.
Transformation digitale avec logiciels dédiés pour automatisation et sécurité renforcée
L’intégration de logiciels spécialisés dans la gestion du cycle de vie des contrats (Contract Management System) représente un levier majeur pour automatiser et sécuriser la gestion contractuelle. Ces outils automatisent la signature électronique, le suivi des échéances, ainsi que la gestion des autorisations d’accès au dossier.
Des solutions 100 % web et multi-support, telles que myrentcar, optimisent la gestion multi-sites tout en offrant une gouvernance consolidée adaptée aux structures étendues et multi-territoriales(2).
De plus, l'adoption de technologies avancées comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning (ML) automatise l’extraction et la classification des données contractuelles, éliminant les lourdeurs administratives.
Pour déployer efficacement ces systèmes, il est conseillé de :
- Choisir un logiciel cloud sécurisé et évolutif, en adéquation avec la taille et le secteur d’activité du groupe.
- Former les équipes aux usages digitaux ainsi qu’aux bonnes pratiques contractuelles pour garantir une adoption fluide et optimale.
- Définir des workflows clairs et standardisés couvrant chaque étape du cycle de vie du contrat.
- Mettre en place des alertes automatisées afin d’anticiper les renouvellements et réduire les risques de non-conformité.
- Maintenir une veille technologique afin d’intégrer les innovations et améliorer continuellement la gestion contractuelle.
Cette digitalisation favorise une gestion fiable, transparente et axée sur la performance réelle.
Norme IFRS 16 : harmonisation comptable renforçant la consolidation financière des contrats
La norme comptable IFRS 16 impose aux grands groupes de capitaliser l’intégralité des contrats de location au bilan, supprimant les valeurs hors bilan traditionnelles.
Cette uniformisation améliore la visibilité globale du passif locatif consolidé. Elle facilite également la comparaison des actifs et passifs locatifs entre les différentes filiales, permettant une meilleure maîtrise des coûts liés à la location, un point crucial dans le pilotage stratégique consolidé.
La reconsolidation conforme à IFRS 16 permet d’exploiter pleinement les synergies financières, d’optimiser la négociation des baux et des conditions contractuelles sur l’ensemble du groupe, renforçant ainsi l’efficacité opérationnelle et financière.
Ce cadre comptable cadre étroitement la gestion intégrée des contrats, en cohérence avec les enjeux financiers et réglementaires auxquels fait face un grand groupe(3).
Location évolutive et digitalisation pour flexibilité, modernisation et optimisation des coûts
La location évolutive s’impose comme un levier clé pour ajuster continuellement le parc d’équipements en fonction des besoins effectifs, évitant tout surinvestissement ou sous-investissement.
Ce modèle contractuel dynamique offre une souplesse opérationnelle indispensable au grand groupe, adaptant la durée et les loyers selon les usages réels et l’évolution du matériel.
L’intégration de solutions numériques basées sur des ERP SaaS web facilite la gestion automatisée et personnalisée des contrats et des locations dans un environnement multi-sites étendu.
Avantages clés de cette approche :
- Rationalisation des flux financiers grâce au paiement à l’usage, ce qui optimise la trésorerie.
- Modernisation continue du parc par la substitution facile d’équipements obsolètes.
- Gouvernance améliorée des actifs via un suivi consolidé et un pilotage centralisé.
- Soutien à la stratégie de transition énergétique grâce à une gestion agile des investissements.
La digitalisation associée à cette location évolutive accroît la productivité et le contrôle global, confirmant le bien-fondé d’un pilotage dynamique et intégré des contrats à grande échelle.
Sources
- manutan.com - https://www.manutan.com/blog/fr/strategie-achats/gestion-des-contrats-le-guide-pour-maximiser-votre-efficacite
- hitech.fr - https://www.hitech.fr/choisir-logiciel-gestion-location-web
- compta-online.com - https://www.compta-online.com/la-norme-ifrs-16-sur-les-contrats-de-location-ao1783
